Как Провести Эффективные Встречи

Прежде, чем Вы назовете свою следующую встречу, ПЕРВЫЙ шаг должен решить, действительно существенно ли это. Чтобы решить что, спросите себя следующее:

· это встречается существенный?
· мы можем обойтись без этого?
· мы можем выполнить задачу без встречи?
· это может ждать другая неделя?
· мы можем добиться цели с немногими встречами?

Тогда, если Вы решили, что встреча - лучший способ достигнуть Вашей цели, следующие советы могут помочь Вам провести более эффективные встречи:

1. Начните и встречи конца вовремя. Удостоверьтесь, что все знают, во сколько Вы должны начать и закончить. Если у Вас будет заканчивающееся время, то Вы найдете, что Ваше время является более производительным в выделенное время.

2. Имейте открытую повестку дня на классной доске или flipchart. Участники могут добавить пункт перед встречей. Однако, они должны быть подготовлены привести обсуждение, если они помещают пункт в повестку дня.

3. Если пункт не находится на открытой повестке дня, перенесите это для обсуждения в более позднее время.

4. Дайте каждый пункт на повестке дня срок. Если действие или обсуждение не могут быть закончены в течение выделенного времени, это должно быть отсрочено до конца встречи.

5. После того, как все пункты повестки дня были обсуждены, обратитесь к отсроченным пунктам и оценке, как долго она возьмет, чтобы обсудить их. Решите, может ли пункт быть обсужден сегодня или нуждается в дальнейшем действии прежде, чем решение сможет быть принято.

6. Любой отсроченный пункт должен быть первым пунктом на следующей открытой повестке дня.

7. Суммируйте и сделайте запись деловых вопросов прежде, чем отложить встречу. Идентифицируйте, кто ответственен за который действие.