Производить на стороне или Не Производить на стороне

В эти дни ограниченной переклички и напряженных бюджетов, вопрос того, ли произвести на стороне или нанять внутренний штат более важен чем когда-либо. Техническая функция публикаций, однако жизненно важная, подвергается большему количеству исследования и также сталкивается с большими трудностями чем когда-либо прежде. Компании, которые уже нанимают внутренний технический отдел публикаций, смотрят на выполнение больше с меньшим количеством ресурсов. Запуски, без внутреннего технического штата публикаций, борются с тем, как развить технические документы самым рентабельным способом.

Эта статья исследует за и против поручения всех или части технической функции публикаций внешним продавцам. Исследуя типичный проект, я проанализирую затраты и также отвечу на вопросы о том к штату, который функционирует внутренне.

Числа Выступают за Себя

И для запуска и для зрелых компаний, основные вопросы: Когда Вы производите свои технические публикации на стороне, и когда делают Вас штат технические публикации внутренне? Нет никаких быстрых ответов на эти вопросы, потому что есть несколько факторов, чтобы рассмотреть. Легкая часть ответа - прямой хруст числа. Более трудная часть ответа зависит от того, насколько большой Ваша компания, природа Ваших продуктов/технологий, и как Вы действуете внутренне. Я не могу предоставить все ответы Вашей определенной компании. Однако, продвигаясь моих в 19 годах опыта в управлении технической функцией документации, эта статья служит основой для анализа и принятия решения vis-а-vis аутсорсинг и/или укомплектование персоналом различных функций, жизненно важных для технических публикаций.

Давайте принимать легкую сторону уравнения сначала, исследуя типичный случай: Компания X требует нового набора документации для сложной части оборудования, говорить новую линию маршрутизаторов сети. У связанного документа есть следующие требования:

  • документ должен быть полон и готов пойти в принтер (или быть отправленным на корпоративном вебсайте) через 14 недель.

  • документ будет приблизительно 200 страниц длиной и содержать приблизительно 50 графики (соединение renderings и диаграмм).

  • Там будет двумя проектами (сначала и финал).

    Редактирование <лития> будет иметь место во время каждого проекта обзора (два, редактирует).

  • специалист по производству разовьет набор шаблона.

Люди, требуемые для проекта:

  • Старший технический автор.

  • Графический художник.

  • Редактор.

  • специалист по Производству.

Если те же самые функции произведены на стороне для этого проекта, затраты не обременены льготами и наверху. (Затраты, используемые для рабочих контракта в этом анализе, являются средними числами, полученными из диапазона типичных затрат для каждой функции. Реальная стоимость в любом определенном случае изменится).

Стоимость Аутсорсинга на 14-недельном Проекте


Общее количество Часов Почасовой ставки Функции


Сэр Tech Writer 75 560 42 000


Графический Художник 75 150 11 250


Редактор 65 68 4 420


Специалист по Производству 65 36 2 340


Общее количество для Проекта - 60 010 $

Сбережения в этом сценарии составляют 55 969 $, когда работа произведена на стороне. Если Вы только смотрите на 14-недельную ценность работы, денежно-кредитный анализ неотразимо в пользу аутсорсинга. Но конечно, у большинства компаний есть ценность больше чем 14 недель технической работы документации. В среднем, у типичной компании есть два или три выпуска продукта, приводящего к двум или трем проектам (продолжительности приблизительно 14 недель) ежегодно. По году, тогда, давайте предполагать, что у компании есть три технических проекта документации, которые длятся приблизительно 14 недель каждый (в течение в общей сложности 42 недель).

Используя те же самые числа как выше, давайте смотреть на ежегодную стоимость использования произведенной на стороне рабочей силы против внутренних служащих. Стол ниже обеспечивает данные.

Ежегодная Стоимость Аутсорсинга против Служащего


Служащий против Произведенной на стороне Ежегодной Стоимости


Служащий 430 779 $


Произведенные на стороне 180 030 $


Дельта 250 749 $

Причина для довольно сногсшибательных сбережений 250 749 $ - то, что подрядчики уходят между рабочими местами, и служащие не делают. Хорошее эмпирическое правило: Если Вы имеете 42 (или больше) последовательные недели работы, внутреннее укомплектование персоналом экономически выполнимо. Если Ваш поток работы входит во взрывы деятельности, сопровождаемой неделями или месяцами низкой деятельности, аутсорсинг остается лучшим решением.

Какие Функции Должны быть Укомплектованы Сначала?

Даже если у Вас есть довольно спокойное течение технической работы публикаций, там остается другим решением: Какие функции лучше всего укомплектованы внутренние, и которые лучше всего произведены на стороне? Cмотря на типовой 14-недельный проект, процент времени, каждая функция требуется, во время которого 14-недельный период представлен в диаграмме ниже.

Процент Времени, Необходимого Во время 14-недельного Проекта (560 Часов)


Процент Часов Общего количества Функции Времени


Сэр Tech Writer 560 100 %


Графический Художник 150 26 %


Редактор 68 12 %


Специалист по Производству 36 6 %

Ясно, автор - первая функция к штату внутренне, графический художник - отдаленная секунда, и редактор является третьим. Неясно, извлекает ли большинство компаний когда-либо выгоду из укомплектования персоналом специалистов по производству внутренне, потому что так мало их времени требуется на любом данном проекте.

Теперь давайте исследовать ежегодную стоимость автора служащего против автора контракта, используя предыдущий сценарий. Автор контракта будет работать в течение 42 недель (три 14-недельных проекта), и служащий будет работать в течение 52 недель. (Помните, числа, которые мы используем здесь для служащего, полностью загружены льготами и наверху). диаграмма ниже показывает, как числа складывают.

Ежегодная Стоимость Служащего против Автора Контракта


Служащий против Автора Контракта Ежегодная Стоимость


Автор Служащего 135 671 $


Заключите Автора 126 000 $


Дельта 9 671 $

Так в 42 недели непрерывной работы, стоимость найма автора становится несколько сопоставимой стоимости использования автора контракта, предполагая, что наш типовой сценарий типичен. Вы должны быть абсолютно уверены, что у Вас есть это, критические 42 недели работы выстраивались в линию, все же. Если Вы нанимаете автора внутренне, и поток работы значительно не оправдывает ту точку разрыва, это может быть очень дорого.

Именно мой опыт очень большие компании может поддержать 300 - плюс технические авторы, с отношением пяти или шести художников и одного редактора каждым 10 - 15 авторам. Из работы производства часто выходят, даже в наибольших из фирм.

В компаниях, где поток технической работы публикаций является спорадическим, решение того к штату внутренне или производить на стороне является немного более трудным. Слишком часто, неустойчивый цикл публикации заставляет одного или двух авторов напряженно трудиться с работой достаточно для трех или четырех авторов - но только в течение нескольких месяцев за один раз. Между циклами авторы служащего имеют мало общего и находятся назначенными на команды продукта, делающие busywork.

Лучшее решение состоит в том, чтобы определить минимальное укомплектование персоналом, требуемое встретить средние потребности компании, затем заполнить в течение пикового времени с аутсорсингом. Осторожный анализ того, как то произведенное на стороне время развернуто, и который функции, поможет Вам решить, когда нанять дополнительный штат.

Например, когда компания имеет одного автора внутренний полный рабочий день но также и использует двух авторов контракта, каждый из которых тратит 50 % к 75 % его или её времени на работе той компании в течение периода года, это - вероятно время, чтобы ввести другого штатного сотрудника (предполагающий, что рабочая нагрузка устойчива или растущая). Авторы контракта могут использоваться, чтобы заполнить, если компания находится на быстрой кривой роста, пока потребность в другом полностью занятом авторе не очевидна.

Аутсорсинг Сценариев: Вне Чисел

Есть сценарии, где одна только стоимость не является самым важным фактором. Например, неотразимой причиной выбрать аутсорсинг вместо найма является экспертиза. Иногда, компания разовьет продукт, который требует автора со специализированным знанием и опытом. Специализированный автор (кто может взимать премию за его или её экспертизу) необходим для технических документов, поддерживающих, что одна производственная или производственная линия, но автор не необходима для господствующих производственных линий компании. В этом случае аутсорсинг - единственный рентабельный ответ.

Другой сценарий, в котором аутсорсинг имеет больше смысла чем укомплектование персоналом, придумал клиента Холма Дуба. У этой компании запуска есть сложная и уникальная технология. Управление быстро пришло к выводу, что укомплектование персоналом технического отдела публикаций потребует авторов, которые не были только старше, но и у кого было высшее образование в области оптической организации сети. Короче говоря, внутреннее укомплектование персоналом было бы предельно дорого, особенно потому что поток компании работы публикаций был предсказан, чтобы быть интенсивным в течение первых трех лет, затем понизиться резко. В результате эта компания выходила из всей своей технической работы публикаций и экономила доллары за 1.5 миллиона $ в течение ее первых трех лет развития публикаций.

Наймите Правильного Человека для Правильной Работы

Некоторые запуски делают ошибку из размышления, что, если они нанимают автора, автор может сделать все это - пишут, редактируют, создают шаблоны производства и возможно даже делают иллюстрации, потому что, Это все сделано на компьютерах Это пропускает факт, что авторы обучаются написать. Они не обучаются в графике.

Это никогда не хорошая идея сделать так, чтобы автор отредактировал его или её собственную работу. Редактирование - специальность к себе и требует объективности, которую авторы не могут иметь, рассматривая их собственную работу. И наличие высоко обучаемого и высоко заплаченного автора делает работу производства, которая могла быть сделана намного более рентабельно (и лучше) кем-то, кто заплачен по более низкой норме, не имеет смысла.

Наем обучаемого автора может иметь смысл для запуска (в зависимости от рабочей нагрузки), но только если тот автор может быть поддержан, производя другие функции на стороне. (См. анализ выше процента времени, которое каждая функция проводит на данном техническом проекте документации).

Хорошее Агентство Делает Производящим на стороне Легкий

После того, как решение произвести на стороне принято, следующий вызов должен найти правильные ресурсы - кое-что легче сказать чем сделать. Это занимает время, чтобы определить местонахождение, взять интервью, нанять и обучать квалифицированных рабочих контракта. Получение каждого подрядчика на quot Вашей компании; Одобренный Vendor список также занимает время.

Также верно, что технические публикации - критическая функция, и не ле