Производительные Встречи: Как Сделать Ваши Встречи Более производительными

Перед Встречей

Распространяют повестку дня . Никогда не наметьте встречу, не проясняя Вашим посетителям, какова цель, период и результаты встречи будут. Отошлите повестку дня проекта всем, кто будет следить. Если приспособлено, попросите их вход, чтобы очистить, добавить или удалить пункты повестки дня. Пересмотрите и повторно пошлите заключительной повестке дня день перед встречей ко всем планирующим следить. Этим путем у всех есть уведомление о встречающемся содержании, возможность поместить их собственные проблемы и интересы на столе, и время, чтобы подготовиться.

Телефон вперед . Назовите встречающихся посетителей (или Ваш ключевой контакт) днем прежде, чтобы подтвердить встречающееся время, местоположение, посещение числа людей (и их названия и названия) и пригодность любых ресурсов, в которых Вы, возможно, нуждаетесь для своего представления.

, Кто является ответственным? Узнают, кто лица, принимающие решения, - это поможет Вам направить свое внимание к ключевым игрокам так же как получить чувство для продвижения встречи, основанной на их входе и ответах.

Во время Встречи

Начало с повесткой дня . Прежде, чем Вы откроете свой ноутбук или начнете Ваше представление, займете несколько минут, чтобы описать повестку дня, которую все могут видеть. Это является намного более соответствующим в творческой или свободно плавной окружающей среде встречи в противоположность формальным встречам, где в последнюю минуту дополнения к повестке дня, возможно, не вообще приветствуются.

Используйте свою повестку дня предвстречи как основу и дайте людям возможность предложить любого в последнюю минуту области темы или обработки. Напишите их ответы на whiteboard или листке бумаги, записанном на пленку к стене, используя различные цветные ручки или инициалы, чтобы указать, которые вводят, принадлежит который человек. Это позволяет Вам быстро идентифицировать то, что важно для различных людей - и если Вы опознали лиц, принимающих решения, - чем они особенно интересуются. Некоторые люди могут быть удивлены возможностью поспособствовать таким образом, так позволить времени для людей рассматривать их ответы.

Продолжают спрашивать . Вы, возможно, должны продолжить спрашивать, что - нибудь еще? Если все говорят не, и Вы подозреваете, что может быть кое-что, что осталось несказанным, спросите, Если бы было что - то еще, каково это было бы? Это дает всем разрешение думать со стороны, 'вообразить' другие пункты, о которых они еще, возможно, не думали, или хотели предложить.

Скрытые повестки дня . На большинстве встреч есть много повесток дня - установленная повестка дня и скрытые повестки дня людей, следящих - каково она, что они хотят выйти из встречи для себя? Весьма просто узнать - только задают вопрос - Что другие повестки дня там для этой встречи? Альтернативно Вы могли бы заявить, всегда, кажется, есть другая повестка дня с большинством встреч, которые я посещаю, там другая повестка дня сегодня? важно узнать, есть ли другие водители, критерии принятия решения или проблемы прежде, чем Вы начнете встречу.

Глобальный против местного . Рассмотрите повестку дня идентифицировать глобальные (стратегические) и местные (определенные) пункты. Сделайте примечание из того, кому они принадлежат и обращаются к этим проблемам к их 'владельцам' всюду по встрече.

Этот устанавливающий повестку дня процесс может казаться длинным, но это настолько ценно. Урегулирование эффективных повесток дня для встреч показывает, что Вы оцениваете время посетителей и что Вы хотите покрыть информацию и содержание, которое относится к ним. Как только Ваша повестка дня установлена, Вы можете ускорить встречу, обращаясь к каждому пункту, сосредотачивая Ваше представление относительно аспектов, самых важных для Вашей аудитории и демонстрируя уважение к их проблемам, проблемам и чувствам.

Чек время . Удостоверьтесь, что Вы всегда начинаете (независимо от того, прибыли ли все), и встречи конца вовремя и в начале встречи подтверждают количество времени, доступное с посетителями, мы имеем до 1.00pm вместе сегодня? Это дает всем возможность подтвердить их пригодность к продолжительности встречи, или привести в готовность Вас, если они должны уехать рано. Это может быть решающей информацией - она позволяет, что Вы располагаете по приоритетам свои пункты повестки дня, чтобы гарантировать, что Вы проводите время на правильных темах, в то время как правильные люди находятся все еще в комнате. Всегда начинаясь и заканчиваясь на людях времени узнает, что ожидать и предпринять дополнительное усилие также быть вовремя, вместо того, чтобы рискнуть пропускать содержание или затруднение вхождения, как только встреча началась.

, Как Вы чувствуете? важно получить смысл того, как люди чувствуют о встрече - включая их инвестиции времени, ожидания о том, что будет обсуждено или чем результаты могли бы быть так же как их проблемы о проблемах, затрагивающих их. Вы можете достигнуть этого просто, спрашивая, Как все чувствуют о сегодняшней встрече? Какие-нибудь проблемы или проблемы? В бизнесе мы не всегда занимаем время, чтобы признать чувства, которые входят во встречу, но чувства затрагивают принятие решения.

Делают заметки . Гарантируйте, что кому-то дали задачу взятия минут, примечаний, или просто регистрации деловых вопросов во время встречи - и удостоверяется, что они распределены быстро, в пределах 24 часов встречи идеально. Если встреча является довольно неофициальной, могло бы даже быть уместно фотокопировать примечания мелкого берущего, поскольку встреча - ликвидация и давать копию всем прежде, чем они уедут. Избегите дополнительной работы печатания минут, если это не абсолютно необходимо.

Вопросы, чтобы спросить прежде, чем принять встречу

, Что мы делаем? Какова повестка дня для встречи? Избегают встреч бесполезной траты времени, не принимая приглашения на встречи, у которых нет ясной повестки дня.

, Кто еще приезжает? Задают этот вопрос, чтобы гарантировать, что встреча установлена на правильном уровне для Вас и что соответствующие люди вовлечены.

, Что я могу сделать? Узнают, почему Вы приглашаетесь на встречу. Удостоверьтесь, что есть серьезное основание для Вас, чтобы следить.

, Во сколько? быть строгим с Вашим временем. Узнайте, во сколько встреча собирается начаться и закончиться. Удостоверьтесь, что Вы вовремя и если встреча похожа на осмотр, позвольте людям знать, что Вы будете уезжать в ассигнованное время окончания.

действительно ли это необходимо? Где только возможно, только следите для своей секции повестки дня. Не сидите через ненужные обсуждения встречи, ждущие, чтобы добраться до части, которая касается Вас.

, Что требуется? Узнают то, что Вы должны подготовить заранее. Если Вы не должны готовить что-нибудь, убедитесь, что Вы соглашаетесь, почему Ваше присутствие необходимо.

, Где это? Просят ясные инструкции, включая адрес, число пола и число зала заседаний, чтобы избежать напрасно тратить время, ища встречающееся место встречи. Если возможно, получите телефонный номер контакта, который Вы можете назвать, если Вы отсрочены или имеющий неприятность, находящую местоположение.

Может мы телеконференция? , которым Это не всегда необходимо, чтобы быть там лично - Вы могли спасти время прохождения и телеконференцию вместо этого?

, Что является следующим? В конце встречи (или в конце секции Вы остаетесь для) узнают, когда минуты и планы действия будут доступны.