Эффективные Встречи: Почему Большинство Встреч - Пустая трата времени
Держит ли Ваша компания тот, встречающий неделю или множество встреч в день, существенно, что это время используется эффективно и эффективно. Большинство встреч менее эффективно, чем они могли быть то, не потому что ими плохо управляют, но потому что встречающиеся менеджеры проводят все их время, сосредотачиваясь на одном или двух часах, когда люди будут собраны вокруг стола переговоров или видео экрана. Умные менеджеры встречи знают, что это - действия, которые Вы немедленно предпринимаете в течение этих трех дней перед встречей, которые намного более важны чем встреча непосредственно.
, Когда Ваша Встреча Начинается
Ключ к созданию Вашей успешной встречи начинается перед запланированной разовой началом из Вашей встречи. Так же, как любой атлет знает важность о протяжении прежде, чем осуществление, высокопоставленные менеджеры встречи будут знать что, как Вы проводите свое время, неделя до встречи столь же важна как или более важный чем встречающееся время непосредственно.
Роджер Burns, 30-летний ветеран встреч высокого уровня описывает это как это, Часто времена, на которые первые 20 или 30 минут наших встреч были бы проведены с людьми, просматривающими документы, которые я послал им более чем неделю назад. Они не подготовили и понятия не имели, что подвергает сомнению, я собирался спросить за следующие несколько минут. "
Если Вы походите на многих, эти признаки обнаруживаются чаще чем нет. Так, что должен сделать встречающийся менеджер? Как Вы можете избежать этих общих ловушек? Ответ прост, но он начинает полную неделю прежде, чем встреча, как намечают, начнется.
Три P's Успешных Встреч: Подготовка, Участие, Установление приоритетов
Хотя успешная встреча требует квалифицированного помощника, который является только частью загадки. Одинаково важный деятельность, которая произошла до встречи.
Первый P: Подготовка
Эффективное использование Вашего времени встречи полагается на все стороны, подготовленные участвовать. Это означает, что каждый человек при исполнении служебных обязанностей уже прочитал встречающиеся материалы до встречи, имеющей место. В дополнение к этому встречающимся участникам нужно дать вопросы, которые собираются быть обсужденными до встречи.
Исторически, большинство встреч начинается с задавания вопроса председателя вопрос к тем при исполнении служебных обязанностей. Поскольку пример, если Вы проводили стратегическую встречу планирования, хороший вопрос, мог бы быть, Что делает Вы думаете, силы имеют нашу организацию? В этом пункте обсуждение перемещает стол с каждым человеком, имеющим две минуты, чтобы обработать вопросы, придумать умно звучащее решение, и выразить решение когерентно группы.
Проблема с этим методом состоит в том, что большинство хороших идей не прибывает через те две минуты. Хорошие идеи прибывают, поскольку Вы ездите, чтобы работать, поскольку Вы заснули, поскольку Вы находитесь в душе - самые времена, Вы вероятно не с Вашими сотрудниками на встрече. (Если Вы обычно не проводите свои встречи в раздевалке компании!) Предоставление вопросов Вы собираетесь спросить каждому участнику встречи до встречи, является существенным к вытаскиванию лучших идей из Ваших участников. Это также приводит им причину прочитать материалы, которые Вы распределили до встречи.
Наилучшее время, чтобы распределить материалы и вопросы составляет три - семь дней до Вашей встречи. Это дает участникам шанс думать о проблемах и вопросах, но не достаточно долго, чтобы забыть их хорошие идеи и почему им понравились они. Окупаемость здесь быстра и очевидна. Вы станете более опытными скорее - экономить Ваши деньги организации и разрешение Вам получить Ваши идеи, реализованные быстрее.
Второй P: Участие
Получение лучших идей от Ваших лучших людей является существенным для Вашей встречи, чтобы быть успешным. Другая половина этого уравнения должна получить широкую основу участия таким образом есть собственность в решении, а не негодовании.
Если эти два элемента настолько важны для успешных встреч, почему это настолько редко, что они случаются одновременно? Первая причина это редко случается, - то, потому что Ваши лучшие люди идеи часто - Ваши самые занятые люди. Больше раз чем не эти люди высокой ценности, которые походят на машины жареной кукурузы, полные идей, уже намечаются для других встреч, когда Вы выбираете свои времена встречи. Хотя иногда возможно перенести Вашу встречу, чтобы встретить их пригодность, невозможно приспособиться каждый раз и для каждой потребности.
Вторая причина Вы редко заставляете своих лучших людей идеи участвовать и иметь широкую основу собственности в то же самое время, имеет отношение к динамичному в пределах встреч. Каждый человек в пределах Вашей организации телеграфирован по-другому и для каждого человека, который является удобным выражением и защитой для идей на встрече есть другие, у которых нет этого подарка. Для тех то, кто способен к устному маневрированию, получая поддержку на встрече, походит на спорт. Для тех то, кто чувствует себя менее удобным в этой окружающей среде, защищающей положение, может чувствовать себя подобно пытке. Ясно место встречи необходимо, чтобы позволить всем шанс участвовать в решении в пути, который неугрожает, демократический и строит собственность непосредственно в процесс.
Не недооценивайте ценность этого увеличенного участия. Идеи, инициативы и даже директивы, которые рассматриваются как наличие широкой основы поддержки, осуществлены быстрее и с более высоким уровнем качества. В дополнение к этому Вы действительно получаете лучшие идеи, когда больше людей участвует - особенно, когда люди, участвующие, являются самыми близкими к действию не выведенные в их исполнительных офисах. Все это помогает, Вы вводили новшества быстрее чем соревнование, добираться до рынка, более быстрого с Вашими идеями, и выигрывать сражение последовательного качества.
Третий P: Установление приоритетов
В прекрасном мире у нас было бы неограниченное время в каждый день, чтобы сделать все. К сожалению мы живем на часы каждый день. Слишком часто наши встречи переполнены полные пунктов повестки дня, помещенных там в заказ, который они разоблачили на нашем столе или заказе, мы кратко записали их на желтом липком примечании в то время как по телефону, без важного уровня или безотлагательности.
Лучшие менеджеры встречи понимают, что все пункты на повестке дня не заслуживают равного веса, и они располагают по приоритетам проблемы, начинающиеся с самого срочного. Это позволяет Вашим лучшим минутам быть посвященными Вашим самым важным пунктам.
К сожалению приоритеты лидера - не всегда приоритеты команды. Есть много раз, когда у рядового есть острая проблема, которая полностью уменьшилась мимо управления. У эффективных лидеров встречи есть система в месте, чтобы идентифицировать и обратиться только к таким проблемам.
Выгода наличия такой системы в месте является увеличенной производительностью в Ваших самых жизненных областях. Сосредотачивая всеобщее внимание по проблемам, которые являются самыми важными для Вашего успеха, который Вы будете быстро видеть, уменьшение в неценности добавило деятельность и увеличило доходность для Ваших усилий.
Новый Набор Инструментов
Теперь, когда мы переключили свой центр с одного часа, встречающегося вокруг к полной неделе, приводя к встрече - целый новый набор инструментов должен быть добавлен к Вашему комплекту инструментов.
Есть множество инструментов, уже представляют и составлял, чтобы помочь Вам с фактической встречей: от диаграмм щелчка до электронных белых правлений, от видео конференц-связи до последнего программного обеспечения сотрудничества, разрешающего группе людей, редактируют документ от местоположений вокруг мира, компании держали современным со множеством решений e-встречи.
Один инструмент, плохо знакомый с этим сектором рынка, является ehuddle. Ehuddle - основанный на Интернете инструмент, используемый предвстречей компаний и поствстречей, чтобы увеличить эффективность встреч. Начатый по простой электронной почте встречающимся участникам, ehuddle давайте все, кто приглашен на встречу, видят вопросы, которые собираются быть спрошенными, провести коллективное обсуждение возможных ответов, и оценить список возможных решений. Вся эта деятельность случается в дни, приводя к встрече, гарантирующей, что участники подготовлены к встрече - уже думавший о важных проблемах и оценили возможные решения друг друга.
Ehuddle использует составляющий собственность формат онлайн, который является анонимным и демократичным. Это не только позволяет членам Вашего комитета, которые не могли сделать встречу, чтобы дать вход, это также создает окружающую среду, где никто не боится предложить идеи. Собственность встроена в процесс, потому что у всех была рука в оценке каждого решения.
Умные менеджеры встречи даже используют инструменты как ehuddle, чтобы установить часть повестки дня. Позволяя рядовым членам любой группы, чтобы провести коллективное обсуждение и оценить проблемы, которые важны для них, повестка дня автоматически отражает потребности организации.
Возвращение на инвестициях для инструментов как ehuddle быстро понято. Менеджеры признают деньги, потерянные на неоптимизированных встречах, низких уровнях участия, и отвлеченной деятельности. Соедините это с увеличенной производительностью, более быстрой идентификацией проблемы и решением, и более быстрое время к рынку, которое приносит инструмент и Вы будете быстро видеть, что это - деньги, хорошо потраченные.
Использование этого полного набора инструментов до встречи позволяет лидеру идти в зал заседаний или уверенную заочную конференцию с помощью телевидения, что основа была положена для успешной встречи.
Об авторе?
Pat Quinn - автор, предъявитель, компании помощи консультанта максимизируют эффективность их встреч. Каждый год г. Quinn говорит с тысячами лидеров вокруг страны.
